怎样对待不速之客

怎样对待不速之客?在一天中,可能有多达25%的办公时间在与来访者谈话。不速之客确实给许多人出了一个大难题。这主要是他们不知如何恰如其分地应付这种局面。对付不速之客通常有两种方法,规避和补救。

规避

减少不速之客消磨你时光的最佳方法是,将不必要的来访控制在最少限度。以下几条建议在实践中颇见成效:

怎样对待不速之客

“你很忙吗?”“是的。”

如有人问:“你很忙吗?”你要如实回答。若你确实很忙,如实回答不会有错。假如你说“不!”那等于是在挽留对方,他会感到没在浪费你的时间。学会如何直接回绝别人,也许需要点实践,然而做些努力,学会这样做还是值得的。有些人因为太忙不能与人叙淡时,往往会这样向人表示歉意:“比尔,很抱散,今天下午我得把这个报告看完。”另一些经理人员则说:“戈席,我真的很想有时间放松一下,与你聊聊,可是,我实在忙不过来。”任何一个人都要培养一种能力,在既不唐突、又不失礼的情况下,学会说“我很忙。”

重新布置家具

合理地放置办公室的家具,会节省你不少时间。你的办公桌应放在一个使你的视线尽可能不与过路人接触的地方,这就能防止许多不必要的来访者串门聊天。而那些真正有事要找你的人,自然能找到你。

重新布置家具的另一益处是,你不至于在有人从你办公室门口路过时分心。当你抬头去看别人时,思路被打断,尽管短暂,但会使你有效的工作时间浪费好儿分钟。如果你经常从事需要高度集中思想的工作,这一点显得尤其重要。

关门

有些时候关起门来是非常合情合理的。例如,你有一件很紧要的事急于要做,不时地打扰和分心会影响你完成它。只要关门有助于你把工作做好,不要不敢关门。

主动去找别人

如果你事先知道预料中的造访,不妨自告奋勇到他或她的办公室或工作的地方去。这样,你就处于控制这次谈话长短的地位。公事办完了,你就随时可以离开说;“我已经浪费了你够多的时间……。”此外,对方则因为你主动去他的办公室而感到不胜荣幸。

补救

一旦造访者不约而至,你势必要花费一段相当的时间与之叙谈。如你感到时间在白白浪费,你就得设法使不速之客离开。以下是几种方法:

怎样对待不速之客

利用动作进行暗示

有许多这样的暗示动作能示意不速之客公事已办完可以告辞了。它们是结束来访的一种巧妙的手段。在迫不得已的情况下,给对方一个较明显的暗示,如站起来或看一下手表;或把眼光扫到某堆文件上;或把文件移向自己的正前方;或把手搁在电话筒上。

使用以上暗示动作,不会让人感到你在证骗人。因为你的时间被浪费时,有这个权利和责任告诉来访者,这是为了让客人告辞的一种优雅而不使人反感的方法。

站着与之交谈

你这样做似乎在告诉他们,谈话须简短扼要。如果来者是你的上司,这样做辽有一个好处,他们会对你有一个好印象,因为你在他们面前站着,似乎表示你对他们的尊敬。

介绍给有关的部门或人员问明来意后,就主动引荐给有关部门或人员,你就可以重新开始工作了。

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