什么是函,写函时需要注意的问题

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项。按照发文目的函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函;复函则是为回复对方所发出的函。按内容的不同,划分为知照函、催办函、邀请函等。函的正确写法如下:

1.标题

公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2.主送机关

即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。

3.正文

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

①开头

主要说明发函的缘由,一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。

②主体

这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。

③结尾

一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。

④结尾落款

一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

写作函的过程中需要注意的事项:

①文种的选用要正确;

②内容要简洁;首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。

③措辞要得体。

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