会议记录的写作方法及格式
会议记录一般包括两个部分。第一部分是记录会议的组织情况,包括会议的名称和次数(届数)、开会时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主席或主持人、记录员。以上各项分别写出,并要写得具体。如时间要写明开始和结束的具体时间。人数不多的会议全部写出出席人姓名。重名重姓的,注明职务、年龄、单位等。人数较多的会议,只写出席的总人数即可。缺席人要写明缺席原因,半途出席或者退席人员应注明。无论大、中、小型会议都必须写上会议主席或主持人、记录员姓名,并注明主席或主持人的职务。
第二部分是记录会议的内容。这是会议记录的主体部分。记录方法有三种:一种是摘要记录,只记发言要点和中心内容,这是一般会议常用的记录方法;另一种是详细记录,即把演讲、报告、汇报、经验的全部内容,会议上每个人的发言详细地记录下来:再一种是议案记录,即只记录讨论的问题,通过的决议,不记发言人的姓名。大多数会议记录采用前两种方法,采用第三种方法的较少、选择哪种方法记录,应根据会议性质,内容和工作需要确定:例如,讨论的问题较简单,与会人员意见较一致,就可采用摘要记录的方法。讨论的问题较复杂,议题较多,意见纷纭,争论很大,就要做详细记录。三种方法不要机械运用,可以根据需要,两种或三种结合运用。例如,以摘要记录为主时,对重大议题、重要指示、决议,可采取详细记录的方法。
会议结束后,会议记录要让会议主席或主持人审阅签字,记录本人也应签字,以示负责。如果会议内容保密,要在会议记录纸首页左上角注明密级。如:秘密、绝密等。